Fredag den 28. april blev der arbejdet med en tilpasset Break the Rules Ultra-metode i Chefforum i Aabenraa Kommune. Chefforum er et forum for kommunens direktører og afdelingschefer, og temaet var rekruttering og fastholdelse. Forinden havde der været et forløb, hvor der var blevet indsamlet mere end 200 forbedringsforslag, som var blevet kategoriseret i 12 temaer, som deltagerne i forvejen havde valgt sig ind på og derefter delt i fem grupper, som hver arbejdede med tre temaer.
Resultatet blev intense drøftelser, hvor deltagerne skulle kategorisere de mange forbedringsforslag i tre kategorier:
- Idéer du selv kan igangsætte decentralt
- Idéer du ønsker, at direktionen skal behandle
- Idéer du for nuværende ønsker at parkere
Et af temaerne var “mindre bureaukrati og dokumentation”. Drøftelserne om temaet viste, at der var en stor del af de udarbejdede forbedringsforslag, som det allerede er muligt at sætte i værk decentralt uden, at direktionen behøver godkende dem. Det gælder f.eks. forslag, der handlede om at ændre eksisterende tilbud, så de i højere grad er gruppebaserede frem for individuelle.
Der var også en række forslag, som det er nødvendigt, at direktionen behandler. Det gælder f.eks. forslag om at laves en fælles jobbank på tværs af kommunen, hvor det er muligt at udbyde eller bede om hjælp til opgaver. På den måde kan ressourcerne i kommunen måske udnyttes bedre? Der var også forslag i den kategori, som handlede om at bruge velfærdsteknologi som talegenkendelse for at gøre det nemmere at dokumentere for de medarbejdere, som af den ene eller anden årsag er udfordret af at lave skriftlig formidling.
Endelig viste gennemgangen af forbedringsforslagene også, at nogle måtte parkeres, fordi de handler om områder, der kræver politisk stillingtagen – f.eks. forslag om at pårørende i højere grad hjælper med tøjvask.
I opsamlingen efter drøftelserne var der enighed blandt deltagerne om, at der er behov for at tydeliggøre, hvad det er for et spillerum, man har som leder i kommunen. “Central styring og decentral ledelse” er omdrejningspunktet for kommunens ledelsesgrundlag, men med så mange forbedringsforslag i kategori 1 må der være et behov for at gøre det mere tydeligt, hvad decentral ledelse giver mulighed for.
Direktionen skal nu arbejde videre med de input, der kom ud af drøftelserne i Chefforum og dermed samle endeligt op på den BTR Ultra-proces, der har strakt sig over en række møder fra november 2022 indtil nu. Processen har bl.a. bestået i workshops, hvor mange af kommunens ledere har lavet forbedringsforslag og en proces i kommunens Hoved Med Udvalg (HMU), hvor der også er lavet forbedringsforslag om at styrke “rekruttering og fastholdelse”.
Det bliver spændende at følge, hvilke ændringer processen kommer til at medføre i Aabenraa Kommune, og hvordan det sikres, at der bliver større tydelighed omkring spillerummet som decentral leder i organisationen.
